Java程序辅导

  
 
 
FLO Upgrade Path 2012 
 
 
Requirements Analysis 
April 2010 
  
 
 
 1 
Table of Contents 
Introduction................................................................................................................................................... 2 
Requirements .................................................................................................................................................... 3 
Summary of requirements ............................................................................................................................ 4 
Description of requirements ......................................................................................................................... 5 
Suggested administrative changes .................................................................................................................. 19 
Summary of changes ................................................................................................................................... 20 
Description of changes ................................................................................................................................ 21 
 
 
 2 
Introduction 
This document details the requirements for a new implementation of FLO, to be launched at the start of 
2012. 
The requirements have been sourced from a number of areas. Firstly, an extensive brainstorming session 
was conducted with FLO faculty support staff, to determine what they saw as the key features and 
functionality required. Secondly, all staff and students who currently use FLO were invited to complete a 
survey about their opinions of the current version, and their ideas for improvement. A targeted number of 
staff and students also participated in focus groups, where they elaborated upon these ideas in more detail. 
A number of academic staff members sent in email correspondence with further ideas and comments. 
Qualitative data analysis was undertaken to identify “themes” or common ideas in the feedback received. 
These themes form the basis of this requirements specification. 
In addition to feedback from stakeholders, institutional policies and projects were taken into account. 
These include the need to support policies on areas such as copyright and accessibility, and various 
university‐wide initiatives including the Web Presence in Every Topic (WebPET), ePortfolios, and text‐
matching software. 
It is to be noted that the WebPET guidelines are currently under review, with a view to expanding the 
minimum standard for every topic. A discussion paper on what these new standards might include was 
used as a basis for several identified requirements. 
The requirements listed in this document are intentionally broad in nature, and should be used as a 
guideline for discussion of potential implementations of FLO. 
 3 
Requirements 
 
 4 
Summary of requirements 
The following section identifies requirements for the new implementation of FLO. It is to be noted that 
“FLO” does not necessarily refer to a single product (a learning management system). Rather, these 
requirements may be fulfilled by a number of integrated systems, including a traditional learning 
management system along with third‐party commercial or open‐source software, and/or tools developed 
in‐house. 
 
FLO should… 
1. align with university structure and governance 
2. run on multiple client‐side platforms 
3. provide flexibility in assessment options 
4. provide flexibility in reporting options 
5. provide an engaging and user‐friendly interface 
6. provide an open and extensible platform 
7. support collaboration and group work 
8. allow for content sharing and re‐use 
9. support the University’s policy on accessibility 
10. support the implementation of University‐wide initiatives 
 
 5 
Description of requirements 
FLO should: align with university structure and governance 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members 
 
For example: 
• allow support staff (eg FLOAGs, student help desk) to be responsible for maintaining and able to 
directly support their own areas of the system 
• map FLO roles/permissions with Student Two roles/permissions 
• use Flinders‐specific terminology 
• maintain an internal representation of Flinders’ organisational structure 
• support Flinders branding 
• represent the minimum web presence in every topic (WebPET) 
• align with practices of granting users access to sites 
• provide acceptable levels of data security 
• aid compliance with copyright policies 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o sites: DAGs can create / remove, Library own areas 
o use own role names (topic coordinator, tutor, etc), create and describe our own roles, map 
custom roles to SIS roles 
o define own terminology 
o map to university’s structure with flexibility (eg accommodate SoM departments), 
accommodate non‐university uses (eg IELI), organise into teaching & non‐teaching 
o ability to theme / brand 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o support: copyright management – something that makes it easier for users of FLO to 
adhere to copyright requirements – perhaps make it more prominent (without policing nit). 
Maybe an icon as an addition to WebPET. Risk management. 
• Copyright policy (Appendix J) 
 
 6 
FLO should: run on multiple client‐side platforms 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• run on most (if not all) browsers and operating systems 
• run on mobile devices 
• should not require the installation of additional software (eg Java, Flash) to perform standard tasks 
• provide an unobtrusive method of testing system requirements 
• provide a near‐identical user experience on different platforms/devices 
• adapt to new platforms as they are released 
• able to be accessed from behind firewalls 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o less reliance on java / browser requirements, multiple browsers / OSs (inc Linux), platform 
agnostic 
o no java applets 
o quicker log in, less reliance on accepting certificates 
• Student survey (Appendix B): suggested improvements 
o compatible with more browsers 
o less reliance on java 
o no popup browser checker 
o access from mobile devices 
• Student focus group (Appendix C): feedback 
o FLO works great at uni but when at home not so good, due to plugins (Java, correct 
browsers, pop‐ups blocked) missing 
• Staff survey (Appendix D): suggested improvements 
o less technical requirements 
o compatible with Safari, Firefox 
o less reliance on Java 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o from support/admin group: suggestion to improve – FLO working differently on different 
computers 
 
 7 
FLO should: provide flexibility in assessment options 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• wide range of assessment types (eg quizzes, assignment submission formats) 
• wide range of question types 
• flexible grading forms 
• flexibility in granting extensions (to individuals or groups) 
• security options (IP blocking, proctor password) 
• flexible marking and feedback options (including the capability for online marking) 
• flexible peer assessment functionality 
• assignment dropbox 
• text matching software 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o grading options: more and more flexible, grading form that doesn’t have marks – to apply 
with a grading rubric, consistent view for grading 
o customisable start page to quizzes with html / surveys, self‐tests 
o keep / recording scores for self‐tests 
o settings customisation / options for quizzes, self‐tests 
o question database – local design, flexibility – separation of quiz database from survey 
database; ability to create question type, iterative question types, ability to import 
questions (having formatted them elsewhere) 
o being able to create media rich quizzes – video clips, etc, multimedia integration with 
gradebook (eg flash) 
o file attachment ability 
o security settings, eg proctor password, ip masking 
o feedback to students – easy to use: hints, different modes of feedback (eg coaching), rich 
media feedback (eg audio comments) 
o apply extension to individual or group of students (through assignments and/or 
assessments) 
o request an extension (with controls) – quiz / assignment 
o quizzes: branching questions, parameterised questions 
o individual and group assignments 
o types of assignments: text & google docs, assessable discussions (better interface when 
viewing one’s contribution to discussions for grading), grading of a variety of 
assignment/assessment types (eg wikis) 
 8 
o ways of assessing different types of assignment, particularly marking essays online and 
providing feedback online 
o assignment dropbox – easier resubmission 
• Student focus group feedback (Appendix C): 
o quizzes: heavily used in science – quite painful to use – issues with passwords and expiry 
dates and sometimes lecturers can’t reopen them. if you spell a one word answer wrong it 
will mark you wrong 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o assignments: better sorting required, ability to take back file if posted to wrong student, 
easier to use, allow more submission types (eg video files), include cover sheet, use in 
conjunction with marking forms) 
o gradebook: make it more flexible 
o quiz: more flexible quiz options, easier to change for individual students (reset, time limits), 
make it easier to use, misc 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o Power users: online exams – security issues. Students need to be blocked from going to 
outside world or talking to each other. Locking down to particular hour, lab, etc. and 
partition off from internet and each other. 
o Power users: peer assessment – really cumbersome in FLO. Quiz per student and others do 
the quiz to assess that student – good cause it goes to gradebook – student doesn’t see 
feedback and need to setup a lot of quizzes. Or students posts self‐appraisal and then 
students can grade this – but it doesn’t send grades to gradebook. 
o Power users: quizzes – progressive scheme. 
o Power users: quizzes that open at different times for different students is cumbersome. 
Managing groups and quizzes is hard. 
o Assignment submission – if you allow them to take it back it will only let them edit – 
whereas the most common problem is that they submitted the entirely wrong file and 
editing doesn’t help them. 
• Correspondence from academic staff (Appendix F): 
o I use FLO to administer an online test to students. My ability to set up a test so that it 
randomises questions is difficult and it is too easy for students to copy the test and 
therefore cheat. So I wonder if it is possible to make it easier to 1. randomise questions and 
answers and 2. to make it impossible to 'screen print' or copy the questions. At them 
moment, it will randomise answers, but not the questions (at least not easily). 
o The FLO options also do not appear to allow me to put an overall time limit on the test‐ it is 
either unlimited within a certain time frame (for example, the test can be 'open' between 
certain dates, but students can enter/exit multiple times) or it is a set time limit (for 
example, 1 entry and complete within a set time, e.g, 1 hour), but nothing in between. I'd 
like to be able to let students have multiple entries, but have the option to set the  number 
of entries, say for example, so I could say you can enter the test 3 times over the 5 days 
that it is open, and you have a maximum of 3 hours to complete the test. At the moment, it 
doesn't let me do that. 
o Finally, at the moment, if I am looking at students assignments, etc. it alphabetises 
according to the FIRST name, rather than the surname. Obviously that is ridiculous. We also 
do not have student ID numbers in FLO which is critical when students have very similar or 
identical names. 
 9 
o I would like to see peer evaluation systems to be built into FLO 
• Educational Technology Policies, Guidelines and Projects (Appendix J) 
o text matching software 
• Expanded WebPET draft guidelines (Appendix K) 
o assignment dropbox 
o online marking 
 
 
FLO should: provide flexibility in reporting options 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members 
 
For example: 
• inform regarding changes in enrolment 
• identify students at risk 
• provide data on user activity 
• provide data on copyright compliance 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o alerts: there are x new students, Y unenrolled (withdrawn) students since you last logged in 
o ability to identify students at risk: missed assignments, haven’t logged in enough / at all / 
by a certain date, activity stops 
o tracking copyright, eg record FAN of dodgy content 
• Educational Technology Policies, Guidelines and Projects (Appendix J) 
o identifying students at risk 
o annual statistics on use of FLO 
• Copyright policy (Appendix J) 
 
 10 
FLO should: provide an engaging and user‐friendly interface 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• support common internet conventions (eg use of back button, ability to open links in new window) 
• provide a modern, aesthetically pleasing and engaging interface 
• allow for clear, flexible and intuitive organisation of topic content 
• provide a fast access speed, even over dialup speeds 
• be easy to use, even for those with poor computer skills 
• allow the organisation of the site to reflect how the topic is taught 
• highlight new / modified content and new activity 
• be internally consistent in terms of interface and usability 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o usability: intuitive to use, consistency across tools, support common conventions (eg right‐
click for context menu), less steps to achieve something, clear visual indication of what’s 
happening, easy to navigate 
o feed of new files to site, indication of changed files 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o interface: better organisation, easier to navigate, less cluttered, less cumbersome, better 
colour scheme, better usability, more interesting / engaging / modern, allow multiple 
windows, improve aesthetics, allow back button, allow personalisation / customisation 
o notifications: fix incorrect notifications, put announcements in home page, deadline 
reminders, notifications for more things (eg content) 
o improve user interface for: discussion, email, calendar 
o remove irrelevant / unused tools 
o access: faster access speed 
• Student focus group (Appendix C): 
o bit hard to get around at first.  
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o gradebook: easier to use, make gradebook less “clunky” 
o notifications: fix incorrect notifications, more obvious when new content 
o file management: make it easier to upload files, including media files 
o discussions: make it less clumsy, improve organisation, organise new messages into threads 
o interface: less “clunky”, less ugly, course list more manageable, stop the LHS menu from 
auto‐resizing, more elegant / engaging / Web 2.0, better organised, allow multiple 
windows, better interface for uploading files, less confusing terminology, easier to switch 
 11 
between roles, easier to navigate, more intuitive / user‐friendly, less steps to do things, 
conform to internet conventions (eg back button), structure the site as a course outline 
(weeks), more web‐like (links vs folder) 
o speed: respond more quickly, easier to use via dialup 
o learnability: improve learnability, memorability 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o CDE: clunky interface – nothing intuitive. Many students are on Facebook, Twitter, etc – 
really high end things that have loads of ease of use, beauty and customisability and we 
give them a cardboard box with a texta. 
o CDE: Feedback from students is that they find it difficult to navigate their way around. The 
cohort is not terribly computer literate and we spend a large part of sem 1 teaching 
students how to navigate FLO. Need to make the interface easier to use. And make the help 
site easier to read and navigate – for staff and students. 
o CDE: Discussion board is hopeless – very difficult to navigate. Good discussion tool – allow 
students to upload photos or automatically upload student photos from student cards. Can 
choose to go into a particular thread and can read in order they were posted and can jump 
to who was this person responding to and then you can reply to the person that just spoke 
or to any indiv post or the thread as a whole. If I have a reply then the system notifies me 
and I can go directly to the new posts. Discussions ‐ all new messages are listed – need to 
work the way through to determine the thread. Apparently no logic to the way the 
messages are listed.  
o CDE: FLO should have the option of being a website, not just a file repository. 
o Power Users: FLO is really limited in that it is not well organised for structuring a course 
that Moodle may offer – sequencing rather than dumping into folder structure. 
o Power Users: no notification that new activity has happened on FLO 
o Power Users: Needs to have a gradebook. Current version is cumbersome – configurability 
is limited. Lots of clicks and often have to go back and review data and go back and add 
comments etc. Takes a long time to do for 400+ students. Topic with streams – lots of 
manual data manipulation. Clumsy interface. Have to select student, click in right spot, 
enter data, remember to click save, wait for it to update and then go back in and add a 
comment. Downloading, editing in Excel and uploading csv is usually quicker. Can’t set size 
of columns. Lock who gradebook or certain sections. No quick way of seeing when it was 
updated and by who. 
o Power Users: Look and feel – needs some flair. Why do all topics look the same? 
o Power Users: A good interface is absolutely essential. 
o Power Users: Should be able to go to week 12 and access everything – separate on basis of 
content, not media – or have the choice. 
o Distance: FLO Looks a bit busy – standardisation has benefit. Too many icons on the first 
page. Students returning to study after a time or first time study can struggle with FLO – 
especially if the path to get to certain information is somewhat convoluted. 
o Distance: Reduce options. Make it simpler for them to find information and to post 
information. 
o Distance: Will platform allow learning materials to be put on so it’s friendly and attractive 
not just documents posted? Week by week layout – embedded links and podcasts. Flows 
nicely. Looks more professional and is more intuitive for the user to use. 
 12 
o Distance: Perhaps we need to provide options to that people can present information 
sequentially or in folders according to their preference. 
o Support: Assignment submission – students find this difficult in FLO – the process is the 
same as attaching a file to an email but the use of terminology in FLO confuses students 
(esp international students) 
o Support: Students want fast access to information – they don’t want to waste time learning 
how to use something. No‐one does a course on learning to use Facebook so maybe this is 
about motivation / incentive, not usability of FLO. But FLO does have to have more 
complexity by nature. 
o Support: customisability – maybe add some flexibility to FLO – let them hide things they 
don’t use and let them add things they want (like iGoogle). Might help students engage 
with the interface. 
• Correspondence from academic staff (Appendix F): 
o The problem with FLO is not what it can do (I would expect any current system to offer a 
similar set of capabilities) but rather with its interface.   I've learned how to work around its 
frustrations, crashes, and idiosyncrasies ‐‐ but others less motivated have no doubt given 
up, particularly since the final result isn't very rewarding.  And from the student's point of 
view, I suspect the image they get is of an institution that's still using yesterday's 
technologies. I haven't looked at any particular alternate systems (although now I will do 
so), so I don't have any specific suggestions.  But if we're serious about engaging students 
(and staff!) in today's GenY world, we need a system that is a pleasure to use (dare I say 
"fun"), both for staff and students. 
o I feel that FLO's structure does not allow us develop an "immersed" experience. Ideally, I 
would like students to enter my fictional organisation's intranet site seamlessly when the 
log into FLO so from day one they believe that they are working for the fictional 
organisation. 
 
 13 
FLO should: provide an open and extensible platform 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• integrate with existing and potential Flinders University systems (including single sign‐on and two‐
way data transfer) 
• provide flexible methods of pushing or pulling data out of the system (email, RSS, SMS, iCal) 
• give users control over what data they receive 
• allow embedding of content 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o integrate with other systems: : text‐matching, internet accounting (JET), content 
management system, FLO Live, media delivery tools, other boutique systems (eg MedLink), 
eReadings, library, SETs, support, topic information, ePortfolios, Flinders email, other Web 
2.0 (Facebook, Second Life, Twitter, LinkedIn, other social networks), room bookings, 
appointment bookings (exchange), consultation times, events calendar, tutorial software 
(Captivate), open (develop own plugins) 
o feed of new files to site 
o calendar: integrate with staff/student calendar systems and event management calendar; 
web service – download/upload from own personal calendar system (meeting maker / 
exchange) 
o phone integration: messages out (link with email / announcements / discussion), ability to 
send data out (announcement / email / discussion) 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o notifications: email, SMS, RSS 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o integrate with other systems: SETs, more open in general 
o notifications: email notification when new discussions, SMS notifications 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o CDE: option to link discussion tool to your email – FLO would send any new discussion posts 
to email 
o CDE: duplication of tasks – eg posting new material on FLO and then going to email and 
emailing students that there is new material. Or posting an announcement and then copy 
and paste into email. Need a link between announcements and email. 
o Power Users: ePortfolios – have an option in FLO – or integrate ePortfolio into FLO. FLO 
needs to talk to whatever is selected. 
o Power Users: link discussion tool with email – but give control to users to opt‐in or opt‐out. 
Give students power to pull stuff from FLO, rather than pushing to them. Give students 
ability to pull the calendar to their mobile phone. 
 14 
o Power Users: Trying to present different info to diff groups of students is cumbersome. 
GoogleDocs does this well – but if you use a third party system you need to seamlessly 
integrate, not get students to register or double login. 
o Distance: Assignment dropbox – message comes up in yellow saying “this has been done” – 
students are always asking if it has been submitted successfully – so students tend to miss 
this message. Automatic email notification from the system saying that their assignment 
has been successfully submitted. 
o Support: worst thing: not getting notification when you get private mail in FLO (need to 
check this everyday and not everyone does). Mail tool in FLO (no notification, so need to 
check every topic – which is an issue if a person has a lot of topics to check). 
o Support: mail tool (notification, rss out?) – this confuses students 
o Support: Time to recognise that FLO isn’t going to do everything but whatever we add 
needs to be integrated with FLO so FLO needs to integrate new tools and we need to push 
things in and out of FLO more easily 
• Correspondence from academic staff (Appendix F): 
o Blackboard and similar products might be old fashioned. Would like our requirements 
identification to include a critical exploration of the move towards mLearning, eg the ability 
to push stuff onto Facebook (one per topic), podcasts, and mobile phones. 
 
FLO should: support collaboration and group work 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• provide tools and functionality to support students’ group work 
• provide complete and consistent management of groups 
• provide synchronous (eg virtual classroom, audio/video collaboration) and asynchronous (eg 
document sharing) capabilities 
• provide teacher‐driven and student‐driven tools for collaboration 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o Collaborative document editing (GoogleDocs) 
o Whiteboard tool (access to tool from communications tool; synchronous?) 
o People create their own groups 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o need a msn/facebook chat feature, more collaborative tools, need a space for groups to 
discuss 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o more up‐to‐date collaboration tools, document sharing (eg Google Docs), social 
bookmarking (eg Delicious), wiki, project management tools 
 15 
• Correspondence from academic staff (Appendix F): 
o I would like to see the wiki, document editing options (like Google Docs), and FLO Live to be 
integrated into FLO. At the moment I am forced to provide multiple logins to students who 
have to leave the FLO site in order to use some of the more innovative online tools. 
 
FLO should: allow for content sharing and re‐use 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members 
 
For example: 
• support the dynamic use of templates 
• provide a repository for sharing and re‐using teaching content between sites and across years 
• share administrative content (eg grading rubrics, policy wordings, cover sheets) 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o templates: ability to template sites, adjust template as you go, add a tool/content into 
templates and have it flow through to all linked sites 
o sharing content across sites: push into other sites, repository (external?), subscribe to 
content 
o content in one place, use it in multiple topics (without duplication), more than 
public/private, give permissions to roles/individuals (eg “give” content to a specific TC / 
course) 
o templates / proformas for creating content: SAMs, weekly schedule, home page, auto‐
generate content 
o create pdfs automatically 
o mimic local intranet 
o allow staff to collaborate 
o google docs‐type thing 
o whole document management system 
o collaboration, change tracking 
o types of permissions to documents (read‐only, write, etc) 
o file is linked to from within topic 
o could have changes flow through to site, or stick with a particular version 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o calendar: calendars shared across multiple topics / users 
o more flexibility in sharing content across topics, more flexibility in connecting topics 
• Staff focus groups (Appendix E): 
 16 
o CDE: same topic with internal and external students – need the ability to load one file for 
more than one topic site. Need to be able to make the designation at the point that you 
upload the file. Multiple sites share same content – but keep multiple sites. 
o Power Users: Create material that can be accessed by different topics. One copy – access 
from more than one place. 
 
FLO should: support the University’s policy on accessibility 
Key stakeholders: FLOAGs, staff members, students 
 
For example: 
• content must be accessible to those with assistive technologies 
• students with slow off‐campus access to FLO must not be disadvantaged 
• support offline building and delivery of content 
• assist files to be posted in an accessible format 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o accessibility: conform to standards and guidelines (W3C), less rant‐inducing (easy to use 
with screen reading software), accessible to remote users with dialup 
• Student focus group (Appendix C): 
o people posting word documents not pdf and some file sizes are large. Not everyone has 
access to Word. Conversion to pdf in uploading system would get around issue of lecturers 
not having access to pdf writer or not knowing how to. 
o Worst thing: accessibility (dial‐up users, no internet at home) 
o inconsistent file formats, not accessible, too large in download size 
o FLO assumes everyone has access to the same technology – they don’t – access and equity 
issues. Need to also provide lecture notes in hard copy for students. All sorts of issues with 
the format of the electronic copies and create problems with printing. Lecturers do 
everything in different formats. Accessibility, legibility, we are not all equal. Access – 
people with no internet or slow connections feel greatly disadvantaged. People are 
sometimes ashamed of this. 
• Accessibility policy (Appendix J): 
o learning management systems and online learning resources are fully accessible to 
students with a disability 
 
 17 
FLO should: support the implementation of University‐wide initiatives 
Key stakeholders: FLOAGs, EMAG members 
 
For example: 
• Academic Integrity Management Strategy (provision of site to all users, text matching software) 
• Library Assignment site (provision of site to all students) 
• student feedback project (providing feedback to topic cohorts) 
• expanded WebPET (monitoring and enforcing compliance with WebPET guidelines) 
• identifying students at risk of withdrawal 
• ePortfolios 
• initiatives to address the Strategic Plan 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o customise plagiarism check for submission of assignments 
• AUQA review (Appendix G): 
o commendation from AUQA on development of Academic Integrity Management Strategy 
o AUQA recommendation that Flinders formalise a systematic approach to communication of 
student feedback outcomes, noting that processes should cover students across all 
locations 
• Strategic Plan (Appendix I): 
o implement a transparent, responsive and accountable mechanism for responding to 
student evaluation of teaching and topic delivery 
• Educational Technology Policies, Guidelines and Projects (Appendix J) 
o Library Assignment (online quiz offered to all students via FLO) 
o Academic Integrity site ‐ all staff and students have access to a website “Academic Integrity 
at Flinders”, containing a quiz. Teaching staff may choose to make this a part of the 
curriculum 
o text matching software may be used in topics and is available to students for their own 
educational purposes 
o identifying students at risk of withdrawal 
• Expanded WebPET draft guidelines (Appendix K) 
o monitoring and enforcing compliance 
 
 18 
 
 19 
Suggested administrative changes 
 20 
Summary of changes 
The following section lists requirements from stakeholders that do not relate to the functionality of the 
software. Rather, they identify key areas where we may improve the administration of FLO, and enhance 
the provision of support and other services. 
 
FLO administrators should… 
1. provide a seamless link between Student Two and FLO 
2. improve delivery of lecture recordings and other topic‐based multimedia 
 
FLO support staff should: 
1. increase the provision of support services for staff and students 
 
FLO liaison librarians should: 
1. review the structure of the library page 
 21 
Description of changes 
FLO administrators should: provide a seamless link between Student 
Two and FLO 
Key stakeholders: FLOAGs, FLO Help 
 
For example: 
• represent tutorial groups in FLO 
• represent teaching teams in FLO 
• manage teaching teams in FLO 
• represent final grades in both Student Two and FLO 
• represent key dates in FLO (eg student timetables, exam timetables, key enrolment dates) 
• mirror enrolments in FLO and Student Two (accurate and updated in a timely fashion) 
• share key identifying student data between Student Two and FLO (eg FAN and Student ID) 
 
Supporting data: 
• Features requested by FLOAGs (Appendix A): 
o tutorial groups: fed from SIS, automatically allocate new students to groups (dynamic 
group management) 
o SIS: add teaching team directly into FLO (and have the data flow through to SIS), grades 
entered into FLO => have them sent to SIS, dynamic integration (cf batch), calendar entries 
from SIS to FLO 
o export gradebook to SIS 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o automatically add more dates to calendar, merge with Student Two 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o gradebook: integrate with Student Two (push grades back) 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o CDE: student enrolment – it can take up to 3 weeks before a student gets access. And they 
are not removed if they have withdrawn and can still access the material. 
o CDE: loading grades – students don’t see that there should be a difference between FLO 
and the Student System. They should be integrated both ways. 
o Power Users: manually writing out grades. Could FLO talk to Student System? Exporting 
back into S2. 
o Power Users: grades should to back into S2. 
o Power Users: students who have withdrawn aren’t removed. 
o Power Users: Student ID is not displayed in gradebook 
 22 
• FLOAG feedback regarding assignment dropbox (Appendix L): 
o student ID is not displayed 
 
FLO administrators should: improve delivery of lecture recordings and 
other topic‐based multimedia 
Key stakeholders: students 
 
For example: 
• make access to media more reliable 
• allow files to be downloaded 
• improve quality of recordings 
• more topics to be recorded 
• investigate the possibility of providing real‐time streaming of lectures 
 
Supporting data: 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o media: fix problems viewing media, fix streaming issues, make all files downloadable, 
improve access speed, improve quality, improve timing of recordings (50 minute cutoff), 
synchronise with powerpoints, change codec / file format, miscellaneous 
• Student focus group (Appendix C): 
o video lectures for reviewing are great. Except when you can’t see the pointer to see what 
lecturers are pointing at (unlabelled diagrams) 
• ICT review (Appendix H): 
o students expressed a need for more, and more reliable recording of lectures and streaming 
of lectures in real time 
 
FLO support staff should: increase the provision of support services 
for staff and students 
Key stakeholders: students, academic staff, support staff, FLOAGs, FLO Help 
 
For example: 
• provide more comprehensive self‐help materials for students 
• provide more training sessions for students 
• more actively promote FLO support services available 
• increase availability of support services 
 23 
• provide more comprehensive support services for staff, particularly staff located at a distance 
 
Supporting data: 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o support: better instant help / troubleshooting, more / better training, more / better 
materials 
• Student focus group (Appendix C): 
o orientation session was good but didn’t answer everything 
o off campus you might not have the right software and it doesn’t tell you what you don’t 
have (tell us what we do need) 
o only found help and access to email 2 months after I started – needs to happen before we 
start 
o support – would be good to know how FLO works before teaching starts, offer FLO 
workshops well before semester starts, eg when study place has been offered 
• Staff survey: suggested improvements (Appendix D): 
o support: better support from faculties, manuals / instructions / self‐help documentation, 
better support from vendor, better support from Student Help Desk, more “in‐time” 
support, student training, staff training 
• Staff focus groups (Appendix E): 
o CDE: support for distance students – general feeling that Flinders don’t do this well in terms 
of introducing students to the university and students find it hard to access help 
o Power Users: third‐year students love FLO. First years don’t like to so much. We need to 
orient students to FLO when they first enrol. Particularly an issue for international students. 
o Distance: gap re training with FLO for staff located at a distance 
o support: support for students with low levels of computer literacy – library used to do intro 
courses at the beginning of the year, don’t do now because only get one or two people. But 
as the year goes on more and more students are looking for help – perhaps we need to 
offer drop‐in sessions during the year for students. They don’t know that they need to 
know this stuff until the teaching semester actually starts. How/when to address this need? 
Weeks 5‐6 when first assignments are due. Maybe a step by step guide to FLO (like 
academic integrity site) available online. 
• ICT review (Appendix H): 
o students expressed a need for Help Desk service available after hours 
• Strategic Plan (Appendix I): 
o disseminate and embed good teaching practices across the university 
o provide high quality professional development to our teaching staff to ensure they are well 
prepared for, and well supported in, their delivery of courses and programs 
 
 24 
FLO liaison librarians should: review the structure of the library page 
Key stakeholders: students, liaison librarians 
 
For example: 
• provide easier access to eReadings 
• provide easier access to past exams 
 
Supporting data: 
• Student survey: suggested improvements (Appendix B): 
o improve access to eReadings 
o improve organisation of library page 
o easier access to past exams